Wie ein Münchner Maklerbüro +47 Termine pro Monat buchte —
ohne neuen Mitarbeiter.
12 Mitarbeiter. 1.800 Altleads im CRM. Inhaber, der jeden zweiten Sonntagabend selbst ans Telefon ging. So haben wir das in 21 Tagen umgekrempelt.
12 MA · Wohnimmobilien · Live seit Q3 2025
0
Termine / Monat
0
Reaktionszeit
0
No-Show
0
Time-to-Live
Sechs Zahlen, die alles ändern.
+47
Termine / Monat
vorher Ø 12
11s
Reaktionszeit
vorher 4–18h
8 %
No-Show-Quote
vorher 31 %
312 %
Lead-Conversion
qualifizierte Leads
—1 FTE
Personalbedarf
Stelle nicht nachbesetzt
21 Tg
Time-to-Live
von Kickoff bis Live
„Wir verlieren Leads, wir wissen nur nicht wo.“
Erstes Telefonat im Februar. Der Inhaber: Drittes Jahr in Folge mehr Mandate als verarbeitbar. Marketingbudget bei 18.000 € im Monat — Performance Marketing über zwei Agenturen, ImmoScout-Premium, Google Ads.
Auf dem Papier lief alles. In der Realität: Die Inhaber-Linie klingelte abends Sturm, niemand ging ran, und die Leads landeten in einer Excel, die niemand mehr aufräumte.
Was wir im Audit fanden
- 73 % aller eingehenden Anrufe nach 18 Uhr unbeantwortet
- Ø Reaktionszeit auf ImmoScout-Anfragen: 4 Stunden 22 Minuten
- 1.847 Altleads in 2 CRM-Systemen, davon nie kontaktiert: 61 %
- No-Show-Quote bei vereinbarten Besichtigungen: 31 %
Die naheliegende Lösung wäre gewesen: zwei neue Vertriebler einstellen. Wir haben einen anderen Vorschlag gemacht.
Fünf Schritte. 21 Tage. Kein neues Personal.
01
Tag 1–2
Diagnose-Workshop
Vollständige Aufnahme des Lead-Flows: Portale, Anrufe, Mails, WhatsApp. Wir identifizierten 73 % der Leads, die nie eine Reaktion bekamen — meistens nach 19 Uhr oder am Wochenende.
02
Woche 1
KI-Voicebot Setup
Inbound-Bot, der innerhalb von 11 Sekunden ans Telefon geht. Spricht Bayerisch-tolerant, qualifiziert nach Budget, Finanzierung, Zeitachse. Übergibt nur Top-Leads ans Team.
03
Woche 2
Reaktivierungs-Sequenz
1.847 alte Datensätze aus 2 CRM-Systemen migriert und mit 6-stufiger WhatsApp + E-Mail-Sequenz angeschrieben. Jede Antwort triggert Übergabe an den Voicebot.
04
Woche 3
Kalender-Integration
Termine werden direkt in Google Calendar des passenden Beraters geschrieben. Doppelbuchungen unmöglich. Reminder via SMS 2h vorher — No-Show-Quote von 31 % auf 8 %.
05
ab Woche 4
Reporting & Optimierung
Wöchentliches Dashboard: Cost per Lead, Conversion pro Quelle, Gesprächsdauer. Wir tunen den Bot alle 14 Tage anhand der echten Gespräche.
×
Was sich für das Münchner Büro konkret geändert hat.
Februar (Audit)
Mai (Live + 90d)
01
Termine pro Monat
Ø 12
Ø 47
Termine pro Monat
02
Reaktionszeit Anfragen
4h 22min
11 Sekunden
Reaktionszeit Anfragen
03
No-Show Quote
31 %
8 %
No-Show Quote
04
Annahmequote nach 18 Uhr
27 %
98 %
Annahmequote nach 18 Uhr
05
Reaktivierte Altleads
0 / Monat
312 / Quartal
Reaktivierte Altleads
06
Personalbedarf (FTE)
+1 ausgeschrieben
Stelle nicht mehr nötig
Personalbedarf (FTE)
07
Kosten / qualifiziertem Termin
€ 187 (Marketing+Personal)
€ 41
Kosten / qualifiziertem Termin
Keine Schätzungen. Echte Vorher-Werte aus dem Audit, echte Nachher-Werte aus 90 Live-Tagen.
So fließen Anrufe heute durch das System.
Live-Architektur des Münchner Maklerbüros. 5 Stationen, alles in Frankfurt gehostet, alles auditierbar.
Schritt 01
ImmoScout / Eingang
Anrufe + Web-Forms
Schritt 02
KI-Voicebot
Anna · ElevenLabs DE
Schritt 03
OnOffice
Ihr bestehendes CRM
Schritt 04
Google Calendar
3 Berater · Live-Sync
Schritt 05
Wöchentlicher Report
12 KPIs · GF-Mail
Realer Screenshot aus dem Cockpit.
Die Daten in diesem Beispiel sind anonymisiert, aber strukturell exakt das, was bei diesem Kunden im Wochenmeeting geöffnet wird.
cockpit.solvefast.de · live
Termine letzte 7 Tage
12
↑ +33 %
Lead-Conversion
9,4 %
↑ +1,2 %
Cost / Termin
€ 41
↓ —€ 6
No-Show
8 %
↓ —2 %
Anrufvolumen letzte 7 Tage
429 Calls total
Mo
Di
Mi
Do
Fr
Sa
So
Annahmequote
0 %
↑ Branchen-Ø: 71 %
Reaktionszeit Ø
11 sek
Live-Anruflog
streamt-
10:42
Termin · 14.05 · 11 Uhr
-
10:31
Rückruf gewünscht (Mi)
-
10:18
Falsche Zielgruppe
-
10:04
Termin · 16.05 · 9 Uhr
-
09:51
Wartet auf Finanzierung
+ 142 weitere heute
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Voice & KI
-
Twilio
EU-Voice-Infrastruktur
-
Whisper
Speech-to-Text DE
-
OpenAI GPT-4o
Konversationslogik
-
ElevenLabs
Stimme Anna
CRM & Kalender
-
OnOffice
Bestehendes CRM
-
Google Calendar
3 Berater-Kalender
-
Sipgate
Bestehende Telefonie
Workflow & Reporting
-
n8n
Self-hosted Orchestrierung
-
Supabase
Anrufprotokolle
-
Postmark
Wochenreport-Mail
Compliance
-
EU-Hosting
Frankfurt am Main
-
AVV
Art. 28 DSGVO
-
Audit-Log
Alle Calls revisionssicher
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„Ich war skeptisch. Drei Wochen später hat ein Bot meinen besten Innendienst-Mitarbeiter ersetzt — und der war dann Teamlead Außendienst. Win-Win. Wir buchen jetzt mehr Termine als wir je könnten, wenn wir das Telefon selbst bedienen würden.“
— Inhaber · Maklerbüro München-Schwabing · 12 MA
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